Sparren? »

Verwachtingen

  • 20 March 2018
  • Door: Ingrid

In de communicatie rondom het event dat wij organiseren klinkt (hopelijk) ons enthousiasme door waarmee we onze gasten aanmoedigen om te komen. 'Dit mag je niet missen. Hier moet je bij zijn.'  Communicatie waarmee we verwachtingen wekken. Of wij aan die verwachtingen voldoen ligt niet altijd aan namen van grote sprekers of een zinnenprikkelend programma. Het venijn zit in de details. 

Via vakbladen, e-mails van de organisatie, sociale media en berichten van bevriende vakgenoten werd ik de afgelopen weken veelvuldig aangespoord om naar een event te komen dat ik echt niet mocht missen; Event Summit. Nieuwsgierig geworden had ik mijn agenda vrijgemaakt en toog ik naar Amsterdam. 

De treinreis vanuit het oosten verliep vlekkeloos. De NS zorgde voor een uitstekende verbinding met station Amsterdam RAI. Onderweg had ik ruimschoots de tijd om me goed voor te bereiden: wie wil ik graag zien, horen en spreken en voor welke projecten zoek ik inspiratie? Goed gemutst ging ik op zoek naar de juiste ingang bij de RAI. Ik was klaar voor een topdag. 

Voor de entree stond het rijen dik maar met het thuis uitgeprinte toegangsbewijs in mijn hand liet ik mij niet ontmoedigen. Helaas... er was geen doorkomen aan en mijn voortvarendheid strandde. Bij de mopperende exposanten die met dozen onder de armen stonden te wachten omdat ze hun stand niet konden bereiken. Bij de ongeduldige bezoekers die er tijd en energie in hadden gestoken om hier te komen en nu niet verder kwamen. Met een beetje geluk wist ik later toch de rijen te omzeilen. Na een lange reis doe je alles voor een vlotte inloop via garderobe, een schoon toilet en snak je vooral naar een goede kop koffie. De muntenmachine die mij zou helpen aan die gedroomde koffie had ik vrij snel gevonden, maar het beeld van die dampende mok verdween al snel weer uit mijn zicht. Hippe koffiebars zien er heel leuk uit, maar ze schieten voor geen meter op. 

Gelukkig trof ik al gauw een paar bevriende vakgenoten. De één exposant, de ander bezoeker. Altijd gezellig om even bij te praten en om te horen waar iedereen mee bezig is. Maar hé, deze mensen ken ik al. Ze komen notabene bij mij uit de regio. Ik ben niet voor niets helemaal naar Amsterdam gekomen. Ik kom ook voor nieuwe gezichten. Vooral ook om kennis te maken met nieuwe concepten, innovaties en inzichten. Zeker nu de bekendste vakbeurs Event ermee is opgehouden en Evenementencontact in dit evenement is getransformeerd wordt de spoeling in Nederland dunner.  Dus, plattegrond erbij en klaar om te beginnen. De uniforme uitstraling werkte overzichtelijk en ik maakte mijn rondje langs de stands. Tot het middaguur toen ik naar het midden van de ruimte werd gezogen voor de Olympische 10 kilometer van Sven Kramer. Een goed idee van de organisatie. Samen zo'n wedstrijd kijken heeft wel wat en zorgt meteen voor een leuk gesprek. Het was het eerste en (later bleek) enige, interessante nieuwe contact van deze dag. 

Halverwege de middag keerde ik huiswaarts. Een illusie armer. Ik kon mijn draai niet echt vinden. Waar het aan lag? De totale uitstraling van het evenement kwam nogal slordig over. Het nieuwe aanbod bleek beperkt en de 'talks'  kwamen niet goed uit de verf. Geen bijeenkomst waar de top van het vakgebied aanwezig was en zich liet horen. Misschien kwam het nog wel het meest door de rommelige ontvangst. De organisatie heeft mij niet gespot, mijn ticket is niet gescand, niemand begroette mij bij binnenkomst. Op de garderobedame na. Bij een summit en in het hart van de hospitality-industrie verwacht je toch op z'n minst een warm onthaal. Ze hoeven voor mij geen rode loper uit te leggen, maar een vriendelijke begroeting is wel het eerste dat je als gast verwacht. 

Een paar dagen geleden ontving ik een uitnodiging voor de bezoekersevaluatie. Met een opmerking vooraf. De organisatie wist dat het verloop van de toegangsregistratie een hekel punt was. Ze wilde een startup de kans geven zich te presenteren. Beiden hebben ze zaken onderschat. Of we de evaluatie wel opbouwend willen houden. Ik heb 'm maar niet ingevuld. Foutjes. Ze gebeuren. Maar denk voortaan aan de verwachtingen. Noem dit geen summit. Gewoon een beurs.

Foto: Franck Veschi on Unsplash

Meer blogs

Terug naar overzicht